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個人情報保護基本方針

広島文教女子大学
2006.07.14 修正


広島文教女子大学は、個人情報の重要性を認識し、次の取り組みを行います。

1.個人情報保護の精神
  個人情報を保護することは、教育機関としての社会的責任であり、コンプライアンス(法令遵守)確保のための計画・実施と情報セキュリティの維持・向上のために継続的に努力を行います。

2.個人情報の収集と利用目的
 個人情報の収集に際して、その利用目的を明確にし、適法かつ公正な手段により行います。

3.個人情報の適正な管理
 個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい、及び不正アクセスなどを防ぐため、取り扱い基準を定めて、厳正な管理と合理的かつ最善の安全対策を講じます。

4.情報主体の権利の尊重
 個人情報に関する個人の権利は最大限尊重します。個人情報の開示・訂正は、担当窓口において合理的な範囲で速やかに対応します。

5.第三者提供の制限
 第三者へ情報を提供する場合は、提供先、提供内容を特定し、情報主体(本人・保護者)の同意を得て行います。それ以外の場合は、第三者に提供、開示等は法令で規定されている場合を除き、一切いたしません。

6.管理体制
 全学園的な個人情報保護の取り組みを強化するために、「情報セキュリティ委員会」を設置し、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者をおき、教職員の教育と啓発を継続的に実施します。

7.法令遵守
 個人情報に関する法令、規範及び学園内の規程を遵守します。
(以上)


個人情報保護に関する本学園の取り組みについて


 本学園では、学生、生徒及び園児とその保護者又は、保証人並びに教職員(以下「学生等」という。)の個人情報をデータベース化し、教育・研究及び修学支援に必要な業務を遂行するために利用しています。一方、個人の尊厳及び基本的人権の尊重の立場から、プライバシーを中心とした個人情報は、確実に保護されなければなりません。
本学園では、個人情報の保護に関する法律や政令、文部科学大臣が定める指針等の基準を尊重しながら、個人情報の保護に努めています。さらに、全学的な情報セキュリティポリシー「個人情報保護基本方針」の下で、個人情報保護に関する学園規程を制定し、個人情報の収集、管理、利用、開示、提供について技術的、組織的な対策を講じるとともに、教職員に対する全学的な教育・啓発活動を通じて個人情報の適正な利用と保護に努め、あわせて、対策、基準及び遵守状況の継続的な評価、見直しを行いながら、常に、改善を図っております。
 なお、ここに記述しましたことは、本学園の業務遂行に伴い、特に、修学する学生等の教育指導のために必要なものです。
これらについて疑義がある場合は、学園統括部ICT推進課へお問い合わせください。


1.個人情報の保護について
 個人情報データベースを利用するにあたり、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利及び利益を保護することを目的として、「個人情報の保護に関する規程」を制定しています。その内容は、次のとおりです。

(1) 「個人情報」とは
 現在及び過去の学生等並びに入学予定者に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により、特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいいます。

(2) 利用目的の特定
 個人情報は、本学園における教育・研究及び学生等の修学支援に必要な業務を遂行するために利用します。

(3) 適正な取得
 個人情報は、直接当該本人から取得するなど、適正な手段により取得します。
 なお、思想、信条及び宗教に関する個人情報は、いかなる理由があろうともこれを取得しません。

(4) 利用目的の通知等
 本人から直接書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合には、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示します。(この書面に記載の内容を含みます。)
 利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知又は公表します。

(5) データ内容の正確性の確保
 個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に保ちます。したがって、提供いただいた個人データに変更が生じた場合には、速やかにお申し出ください。

(6) 安全管理措置
 個人データの漏えい、滅失又はき損の防止、その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じています。教職員に学生等の個人データを取扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該教職員に対する必要かつ適切な監督を行っています。個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託した個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行っていきます。

(7) 第三者提供の制限
 個人データは、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供いたしません。ただし、①法令に基づく場合、②個人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき、③その他、学長が特に必要であると認めたときは、この限りではありません。

(8) 開示
 本人から当該本人が識別される個人データの開示を求められたときは、本人に対し遅滞なく当該個人データを開示します。ただし、開示しないことが相当であるときは、個人データの全部又は一部について開示しないことがあります。その際、本人に対して遅滞なく理由を付してその旨を通知します。

(9) 訂正等
 本人から、当該本人が識別される個人データの内容が事実でないという理由によって、当該個人データの訂正、追加又は削除を求められたときは、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき当該個人データの訂正等を行います。
 なお、個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく理由を付してその旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知します。

2.個人情報の利用目的について

 個人情報は、次のとおり本学園の教育・研究及び学生等の修学支援などの必要な業務を遂行するために、利用します。なお、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知又は公表します。

(1) 学生等の個人情報
 入学関係:入学志願者に対する選抜試験運営、入学手続(編入学、再入学を含む。)、学生証等身分証の交付
 修学関係:履修相談・修学指導、学業奨励、研究活動支援、履修登録、教職等諸資格課程登録、授業・試験運営、成績処理・評価、
         単位認定、進級・卒業判定、諸資格申請・判定(認定)、学位記授与、単位互換協定による国内留学、海外留学、
         短期海外研修、国際交流、教育実習、施設実習、卒業論文
 学籍関係:休学・復学・退学・転学科等身分異動
 学園生活:学園生活全般に関わる指導・助言、福利厚生施設の紹介、奨学生選考、奨学金交付・償還、学納金、定期健康診断、
        日常的な健康相談、課外活動支援、弔慰、災害見舞、卒業アルバム
 進路関係:キャリア(進路)形成支援、求職登録、就職斡旋、資格取得のための課外講座運営、インターンシップ
 施設利用:図書館、情報教育(パソコン)実習室、外国語教育施設・視聴覚施設、教室、体育施設、学寮運営、駐車場、合宿施設等
 その他 :各種連絡・通知、諸証明書発行、用具・備品等の貸与、学則による処分

(2) 保証人等の個人情報
 学生等の修学指導等に必要な連絡,各種送付物(学業成績通知書、学費納付書、行事案内等)の発送

(3) 教職員等の個人情報
 人事・労務関係業務の処理,業績の把握,業務連絡

3.個人情報の第三者提供について
 本学では、学生等の個人情報を次のとおり第三者に提供することがあります。なお、これ以外に提供の必要が生じた際には、その都度、本人から意思確認の手続を取ります。

(1) 学生等の学業成績等、修学状況を保証人に提供する
 本学園では、保証人(保護者等)と連携した個別修学指導を教育上有用な取り組みと考えており、成績が確定した段階で保証人宛に「学業成績通知書」を送付し、修学状況に関する問い合わせや相談等に応じております。また、大学では、各地で開催する教育
懇談会において保証人(保護者等)に、学生等の単位取得状況や進級・卒業条件の充足度などを提示しながら、進学や就職、学園生活に関し、個別面談を行っております。
 しかしながら、個人情報の保護に関する法律に従い、学生本人が同意しない場合には、当該学生についてのこれ等の情報提供などは行うことはいたしません。

(2) 学生の個人情報を就職情報サービス会社に提供する
 本学では、学生等の就職活動を支援するため、就職関連情報を提供する業者に対して学生等の連絡先、(本人氏名、郵便番号、住所、電話番号等)を提供することがあります。業者の選定にあたっては、サービスの有益性はもとより個人情報保護システムが確立していること(例えば、「プライバシーマーク」を取得していること)を条件としています。なお、この件に関する同意確認は、対象学年になった際に改めてご案内いたします。
(以上)

→個人情報保護マニュアル

〒731-0295 広島市安佐北区可部東1丁目2番1号
TEL.082-814-3191(代) / FAX.082-815-6801

 

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